Comment établir le programme d’un évènement ?
Existe-t-il une manière idéale de structurer votre conférence ? Que pensez-vous d’un évènement de réseautage en soirée ? Combien de temps les orateurs doivent-ils intervenir ? Combien de pauses doit-il y avoir ? Ce sont des questions courantes, et bien qu’il n’y ait pas une seule façon d’organiser un séminaire, il y a quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit lors de la création du programme.
Choisissez la durée de votre évènement
Avant de commencer à créer le programme de votre séminaire ou conférence, vous devez déterminer la durée de l’évènement pour pouvoir réserver une Salle de réunion à Lille. Vous saurez ainsi combien de temps vous devez consacrer aux sessions des conférenciers, à la mise en réseau, aux réunions en petits groupes, etc. Lorsque vous connaissez la durée, essayez de la décomposer en heures ou en tranches de 30 minutes, afin de pouvoir allouer des tranches de temps aux différentes activités.
Rédigez une liste d’activités
Ici, vous devez inclure tout ce que vous devez intégrer à votre évènement. Pensez à toutes vos principales parties prenantes, telles que les partenaires d’exposition, les orateurs principaux, les sponsors et votre propre équipe de vente. Combien de « temps d’antenne » chaque groupe prévoit-il d’avoir ? Vous devez également prévoir un « espace libre » pour des activités telles que le réseautage, la visite d’une exposition et le temps passé avec les sponsors.
Choisissez un système de gestion du temps
Une méthode pour s’assurer que votre conférence suit un programme structuré consiste à utiliser un système de gestion du temps tel que le découpage du temps. Des chefs d’entreprise utilisent cette méthode pour décomposer les tâches importantes en morceaux gérables. L’avantage de cette méthode pour le programme de votre évènement est que vous ne surchargerez pas vos participants d’informations.
Vous pouvez décider de répartir toutes les activités de votre séminaire en sessions de 30 minutes. Un autre système peut consister à faire en sorte que vos participants changent de salle ou d’espace toutes les heures, afin de les garder occupés. L’utilisation d’un système de gestion du temps fixe rend les choses plus équitables pour tous vos sponsors et intervenants, car chacun disposera du même temps pour atteindre son public.
Déterminez la visibilité du programme
Lorsque vous créez le programme de votre évènement, pensez à la manière dont il sera partagé. Disposerez-vous d’un site Web, d’une application pour le séminaire ? Des impressions papier des activités de la conférence ? Cela vous aidera à visualiser l’aspect que vous souhaitez donner au programme de votre évènement et à déterminer s’il fonctionnera sur différents supports.
Planifiez pour les gens
Il est très facile, pendant le processus de planification, de tout emballer aussi étroitement que possible. Cependant, les interminables sessions de conférences, les panels et les expositions peuvent être assez fatigants pour les participants. Plutôt que de les considérer comme des numéros, pensez à leurs besoins comme s’ils étaient des individus. La plupart des participants à l’évènement auront besoin de pauses régulières pour se détendre, de prendre un café et peut-être même de se défouler à l’extérieur ou dans une ville locale. Plus vous pensez à l’expérience, plus vos participants seront heureux et plus ils auront de chances de revenir l’année suivante. Si vous avez l’espace et le budget nécessaires, créez des salles de méditation, des expériences de yoga avant la session et des espaces « tranquilles » pour se détendre et se ressourcer.
